Unele scrisori se termină atât de vag încât destinatarul rămâne în pierdere: trebuie să recitiți textul pentru a înțelege esența. Din lipsă de timp, destinatarul poate să arunce o scrisoare sau să se distragă de ceva și să nu se mai afle în situația descrisă. Un final clar, concis și competent subliniază respectul pentru cititor și ajută la răspunsul rapid la o cerere sau cerere.
Manual de instrucțiuni
1
Stabiliți în trei paragrafe ceea ce ați dorit să spuneți. Poate părea că gândurile sunt enunțate clar, dar percepția informației depinde de starea cititorului. Prin urmare, recitiți textul și notați trei gânduri principale separat. Poate fi fapte, date, nume etc. Nu are nevoie de emoții, scrieți pe scurt, în câteva cuvinte, pentru că trebuie doar să faceți un bilanț, amintiți-vă principalele puncte.
2
Scrieți trei acțiuni pe care trebuie să le efectueze destinatarul mesajului. Reacția oamenilor poate fi imprevizibilă. Vi se pare că este posibil să reacționați fără echivoc la informațiile prezentate, dar o persoană face acest lucru în funcție de obiceiurile și intențiile individuale. Dacă nu indicați clar ce așteptați de la cititor, el nu va înțelege sau va spune că nu a înțeles.
3
Aranjați lista obținută în etapele anterioare în ordinea descrescătoare a importanței. Încheierea scrisorii amintește uneori de ultimul cuvânt la ședința de judecată: impresia destinatarului scrisorii, concluziile și consecințele depind de aceasta. Eliminați elemente din listă care pot fi omise fără a afecta sensul mesajului. Puneți lista scurtă rămasă la sfârșitul scrisorii, astfel încât cititorului să nu lipsească nimic.
4
Indicați datele. Dacă aștepți o reacție la scrisoare, specifică-ți așteptările. Unii oameni au tendința de a trage până la ultimul, deci indicarea unui timp specific poate să nu fie nepotrivit.
5
Lăsați datele de contact. Corespondentul dvs. ar trebui să poată găsi rapid telefonul. Anticipează astfel de situații și, după caz, introduceți informațiile necesare în scrisoare, chiar dacă sunteți sigur că destinatarul o are.
6
Fii politicos, spune ceva frumos, mulțumesc pentru timpul acordat. Beneficiarul va răspunde mai mult și vă va contacta mai rapid dacă scrisoarea i-a plăcut sau l-ar fi salvat de experiențe neplăcute.
7
Asigurați-vă că semnați mesajul cu un nume: acest lucru creează un sentiment de comunicare reală. Este important ca persoana să se concentreze pe răspuns și să o ia în mod responsabil. Pune un exemplu și oamenii te vor trata la fel.
