Un mesaj telefonic este un mesaj scurt, dar important, trimis telefonic. Astfel, ei informează cel mai adesea despre organizarea de întâlniri, întâlniri și întâlniri. Mesajul telefonic poate conține, de asemenea, o comandă urgentă a șefului. Mesajele telefonice primesc pe care le acceptați și pe care le transmiteți. Ambele tipuri au un design similar.
Manual de instrucțiuni
1
În colțul din stânga sus al foii de hârtie, plasați numele complet al organizației dvs. și, dacă este necesar, numele unității structurale, de exemplu, „Administrația orașului N.” și Oficiul Educației.
2
În colțul din dreapta sus, introduceți destinatarul mesajului telefonic. Indicați poziția, prenumele și inițialele persoanei: "către directorul școlii nr. 37 Ivanov I.I." Dacă există mai mulți destinatari, nu este necesar să indicați numele de familie: „Pentru directorii de școli ai orașului N.” Atașați o listă completă de instituții la care a fost trimisă la mesajul telefonic.
3
Plasați cuvântul „Mesaj telefonic” și numărul său de serie două rânduri de mai jos. Pentru mesajul telefonic de ieșire de mai jos, indicați data compilării sale.
4
Urmează apoi textul propriu-zis al mesajului telefonic: "Pe 22 februarie, la ora 17.00, va avea loc o reuniune la Departamentul Educației privind îmbunătățirea activităților școlilor orașului. Apariția directorilor de școli este strict necesară." Când pregătiți textul unui mesaj telefonic, evitați cuvintele și expresiile greu de auzit și greu de pronunțat. Nu uitați că mesajul trebuie să fie informativ și scurt - nu mai mult de 50 de cuvinte.
5
Când transmiteți un mesaj telefonic, pronunțați clar cuvintele, în special adresele, prenumele, prenumele și numele de mijloc ale persoanelor, numele străzilor, datele și ora evenimentelor. La sfârșit, asigurați-vă că citiți din nou textul și asigurați-vă că interlocutorul dvs. a scris totul corect. Când primiți un mesaj la telefon, ascultați cu atenție. Dacă aveți întrebări, ștergeți-le imediat.
6
Sub textul principal se află poziția, prenumele și inițialele șefului care a semnat mesajul telefonic: „Șeful departamentului de educație Petrov P. P.” Un document de ieșire trebuie să aibă și semnătura personală.
7
În partea de jos a paginii, furnizați informații despre angajații care au lucrat cu mesajul telefonic. De obicei, poziția, prenumele și inițialele persoanei care a trimis mesajul, telefonul său de birou, precum și data și ora transferului sunt plasate pe stânga. În dreapta se află informațiile despre persoana care a acceptat documentul: poziția, prenumele și inițialele, numărul de telefon, data și ora recepției.
8
Mesajele telefonice ieșite sunt întocmite într-o singură copie și stocate într-un folder special. Este mai bine să aveți mesajul primit în două exemplare: primul îl veți da la cap pentru lucrări suplimentare, iar al doilea - introdus într-un folder pentru stocare.
Sfaturi utile
Pregătiți formularele de mesaje telefonice pe computer. Sunt foarte convenabile de utilizat. Veți putea introduce informații în graficele necesare de mână, fără a suprascrie datele care se repetă din nou. Formularele vor fi aceleași pentru mesajele telefonice care intră și ies.
