În prezent, când multe dintre întreprinderile ruse au parteneri de afaceri în străinătate, schimbul de delegații a devenit norma. Acest lucru vă ajută să faceți cunoștință cu producția la fața locului, să faceți cunoștință personal cu cei cu care trebuie să lucrați, să evaluați situația și să rezolvați rapid problemele de afaceri. În ședința delegației, trebuie luate în considerare câteva aspecte organizatorice.
Manual de instrucțiuni
1
În etapa de pregătire, discutați despre mărimea delegației, ținând cont de faptul că problemele de lucru sunt rezolvate cu atât mai rapid, cu cât este mai mică. În plus, selectează componența participanților din partea ta, astfel încât numărul lor să fie aproximativ același cu cel al celor pe care îi vei întâlni. Discutați în ce limbă vor avea loc negocierile și pregătiți un interpret, chiar dacă oaspeții vin cu ai lor.
2
Aflați mai multe despre problemele pe care unul sau alt membru al delegației este competent să le rezolve, deoarece subordonarea este foarte strict observată în Occident. Atunci când vă adresați unuia dintre invitați, trebuie să fiți sigur că acesta are dreptul de a furniza informații cu privire la îndatoririle sale.
3
Discutați în avans acele probleme care vor trebui abordate și pregătiți toate materialele care pot fi necesare. Discutați ce documente vor fi semnate după negocieri. De acord asupra modului de deținere - cât vor începe, cât vor dura și când vor fi pauze.
4
Dacă delegația este condusă de o persoană suficient de semnificativă, trimiteți invitația cât mai curând posibil pentru a sublinia respectul și a crește probabilitatea ca vizita să aibă loc și persoana respectivă nu va avea alte întâlniri planificate pentru această dată.
5
Pregătiți o sală de ședințe separată și convenabilă, pentru ca fiecare participant la întâlnire să fie prevăzut cu un loc confortabil. Faceți un stoc de băuturi răcoritoare, cafea, fursecuri și aveți grijă de feluri de mâncare frumoase. Nu uitați să puneți scrumiere, dacă nu vă deranjează, pentru ca în timpul întâlnirii, cei prezenți să se aprindă.
6
De acord cu privire la necesitatea înregistrării negocierilor, acordul trebuie să fie dat de ambele părți. Cu condiția ca oaspeții să fie așezați în fața ușilor, această tehnică psihologică le va permite să se simtă mai relaxați. Și asigurați-vă că în timpul întâlnirii nu sunteți distras de apelurile telefonice.
7
Este mai bine pentru o fată drăguță și zâmbitoare să se întâlnească cu o delegație și să o ducă la locul negocierilor. Ea poate aștepta oaspeții în holul clădirii unde se vor desfășura negocierile. Când oaspeții ajung la locul de desfășurare, este necesar să se prezinte imediat ambele delegații unul pentru celălalt, astfel încât cei care doresc să stea unul lângă celălalt să poată face acest lucru.
