În multe cazuri, trebuie să scrieți scrisori oficiale de apel către una sau alta autoritate. Acum multe dintre ele sunt trimise electronic, deși regulile de compilare rămân la fel ca în cazul opțiunilor fizice. Deci, cum trebuie să întocmiți corect o astfel de documentație?
Manual de instrucțiuni
1
Începeți prin a specifica poziția și numele destinatarului. De exemplu: „Către inginerul șef al OJSC Polad Ivanov S. S." Apoi scrieți un apel în partea de sus a scrisorii. De obicei, începe cu cuvântul „Dragă”. Urmează numele complet și patronimul destinatarului. De asemenea, puteți scrie „Dragă domnule Ivanov”, fără a-i indica numele. Tratamentul trebuie să fie exact la mijloc.
2
Scrieți preambulul în scrisoarea de apel. Indicați în mod clar și concis motivele și scopul acestei scrisori. Destinatarul acestui paragraf ar trebui să înțeleagă esența scrisorii. De exemplu, începe astfel: „Vă scriu despre calitatea nesatisfăcătoare a rulmenților pe care ne-o trimiteți în cadrul
de …"
3
Completați corpul principal al scrisorii. De regulă, acesta constă din două-patru paragrafe care exprimă îngrijorarea cu privire la problema prezentată în preambul. De asemenea, în această parte, afirmați toate gândurile despre această problemă și despre o posibilă soluție a problemei. Indicați ce acțiuni specifice ar trebui să efectueze destinatarul pentru a rezolva această problemă în viitorul apropiat. Folosiți termene clare, numere și propoziții.
4
Scrieți o concluzie. În această parte, formulați rezultatele întregii scrisori de apel. Exemplu: „Sunt sigur că veți rezolva această situație neplăcută, iar în viitorul apropiat cooperarea noastră va fi aceeași ca înainte”.
5
Puneți semnătura oficială, care constă în numele poziției, precum și pe numele dvs. Înainte de a fi setat de obicei: „Cu respect”, „Cu stimă a ta”, „cu speranța unei cooperări suplimentare”, etc. Alegeți în funcție de situație.
6
Realizați un postscript sau un postscript. Această secțiune mică este situată chiar sub semnătură. Este rar folosit în literele de acest format, dar totuși, uneori, există un loc unde să fie. Postscriptul informează destinatarul despre un eveniment semnificativ din viața organizației autorului scrisorii. De exemplu: „PS vă informez că procentul de respingeri în lotul de materii prime primite acum 2 zile a crescut la 19%!”.
