Afacerea arhivistică a apărut în legătură cu necesitatea acumulării, sistematizării și stocării informațiilor. În primul rând, arhivele au fost create pentru a răspunde nevoilor autorităților și ale cetățenilor în obținerea informațiilor pierdute stocate cu atenție în arhivă. Când este necesar să restaurați informații despre rude, informații de natură socio-juridică sau de altă natură, este necesar să scrieți o cerere în arhiva corespunzătoare.
Manual de instrucțiuni
1
Arhivele au anumite reguli pentru prelucrarea cererilor de la cetățeni, persoane juridice și autorități, prin urmare, cheia succesului este respectarea regulilor simple. În primul rând, solicitarea trebuie să conțină informații despre expeditor. Pentru o persoană, acesta este prenumele, numele și patronimul, pentru organizație - numele și detaliile de identificare.
2
În al doilea rând, trebuie să specificați adresa dvs. de retur în textul de solicitare, altfel lucrătorii arhivari pur și simplu nu vor putea să vă trimită un răspuns.
3
În al treilea rând, este necesar să vă precizați clar întrebarea. Dacă v-ați propus să colectați informații despre strămoșii dvs., nu trebuie să descrieți în detaliu istoria familiei voastre. Nu este necesară formularea unor dorințe vagi, trebuie acordată o atenție specială formulării întrebării. Cert este că, în conformitate cu regulile de lucru cu apeluri și cereri ale cetățenilor și organizațiilor, solicitarea dvs. va fi luată în considerare în primul rând de șeful arhivei. Șeful va determina clasificarea problemei: genealogică, tematică sau socio-juridică. Pe baza naturii solicitării, administratorul arhivei o va transmite departamentului corespunzător pentru execuție. Este clar că, cu cât formularea este mai vagă, cu atât este mai mare probabilitatea unei determinări incorecte a naturii cererii și numirea executorului acesteia. Cererea va „merge” de la departament la departament, iar între timp veți aștepta un răspuns.
4
În sfârșit, este necesar să se determine sfera informațiilor solicitate, de exemplu, cronologice sau teritoriale. Este inutil să ceri să-ți găsești toate numele de nume, trebuie să specifici perioada cronologică și cadrul teritorial pentru căutarea rudelor tale.
Fii atent
Executarea acestor cereri este o prioritate pentru arhivă. Dacă serviciul militar (munca) a avut loc în mai multe unități militare, cererile sunt emise pentru fiecare unitate militară separat cu anul și luna de sosire și plecare. Cererile de confirmare a rănii sau a bolii indică numărul spitalului unde a fost finalizat tratamentul.
Sfaturi utile
Ordinea de executare a cererilor în arhivă. Cererile către arhivă sunt primite prin apel personal al cetățenilor, prin poștă și e-mail. Executarea cererilor în arhivă este organizată dacă solicitarea conține următoarele date: numele organizației solicitante (sau prenumele, prenumele și patronimicul pentru o persoană fizică), adresa poștală, subiectul (întrebarea), cadrul cronologic al informațiilor solicitate.
