Dacă organizația dvs. este sau este numită responsabilă pentru organizarea unei conferințe științifice, aceasta nu este doar o funcție onorabilă, ci și o mare lucrare de organizare, în care este necesar să se țină cont de toate lucrurile mărunte.
Manual de instrucțiuni
1
Creați un comitet organizatoric pentru conferință, a cărui componență este determinată de ordin. Desemnați un scaun care să conducă și să coordoneze membrii comisiei. Definiți datele conferinței și durata comisiei. Reflectați în ordinea cum se va plăti remunerația angajaților care îi sunt membri. Trimiteți un anunț despre conferință și în anexă, indicați cerințele pentru rapoarte, volumele de rezumate ale rapoartelor și termenul limită pentru transmiterea lor.
2
Decideți sursele de finanțare, aceasta poate fi o finanțare direcționată din buget, atrăgând sponsorizarea și fondurile participanților la conferință.
3
Trimiteți invitații tuturor participanților potențiali ai conferinței și programului planificat. Decideți numărul de participanți și vorbitori care doresc să își împărtășească evoluția științifică și rezultatele cercetării cu colegii. Întrebați participanții dacă trebuie să rezervați rezervări la hotel și să rezervați rezervarea.
4
Organizați tipografia pentru publicarea rezumatelor ca o broșură separată și, dacă este necesar, comandați un program al evenimentului pentru a distribui participanților, insigne cu numele lor, inițialele și numele organizației.
5
În funcție de numărul de participanți, determinați capacitatea sălii de care aveți nevoie și închiriați o cameră specială echipată pentru evenimente de acest fel. Gândiți-vă ce echipament va fi necesar să-l echipeze suplimentar, verificați disponibilitatea numărului necesar de prize computer, ecrane de proiecție, etc. Gândiți-vă la activitatea unui bufet în care participanții la întâlniri pot lua o ceașcă de cafea și pot lua o mușcă în pauze.
6
Gândiți-vă, dacă este necesar, la programul conferinței, împărțiți-l în secțiuni. Luați în considerare locul în care va fi posibil să organizați ședințe ale unor astfel de secțiuni. Luați în considerare în program discursurile invitațiilor, organizatorilor și participanților la conferință. Comanda papetărie pentru participanții la conferințe - ecusoane, caiete și pixuri sunt standard.
7
Formulați pachete de documente, materiale promoționale și articole de papetărie care vor fi prezentate participanților la conferință împreună cu ecusoane.
