Viața noastră activă socială și de afaceri este adesea asociată cu participarea la diferite tipuri de întâlniri - fie că este vorba despre o adunare a acționarilor, o adunare generală a membrilor unei cooperative, HOA sau orice alte adunări publice. Rolul acestor întâlniri este decizia și documentarea problemelor vitale care se referă la activitățile organizațiilor publice sau ale persoanelor juridice. Reflectarea corectă în documentele deciziilor adoptate în cadrul ședinței confirmă legitimitatea acestora și este un document legal.
Manual de instrucțiuni
1
Pentru a întocmi procesul-verbal al ședinței, utilizați foi standard A4 de hârtie de scris. Titlul protocolului ar trebui să conțină numele documentului și partea introductivă, reflectând motivul pentru care a avut loc ședința cetățenilor sau a acționarilor.
2
Sub titlu, indicați data întâlnirii și adresa la care a avut loc, precum și numărul de participanți. Dacă cei prezenți și-au marcat participarea conform unei fișe clare, atunci acest lucru trebuie reflectat și în procesul-verbal. Reflectați forma reuniunii: prin sondaj preliminar, prin ordine evidentă cu prezență personală sau folosind o formă combinată de participare.
3
Indicați numele de familie, prenumele și patronimia președintelui și secretarului aleși de ședință, reflectați numărul voturilor exprimate, împotrivă și s-au abținut în funcție de candidatura lor.
4
Descrieți lista problemelor de pe ordinea de zi, începând cu cele mai urgente, numărați-le și notele privind discursurile, dezbaterile și votarea pe fiecare număr încep cu numărul său. În înregistrarea discursurilor este necesar să se indice doar esența principală a raportului prezentat. Ar trebui să fie prezentat concis, dar într-o formă care exclude o dublă interpretare. Dacă este necesar, textul discursului poate fi atașat la procesul-verbal. Toate discursurile, observațiile și observațiile relevante trebuie să fie date cu numele indicate.
5
O înregistrare pe fiecare problemă ar trebui să se încheie cu o decizie care indică rezultatele votului. După textul discuției cu privire la toate problemele de pe ordinea de zi, indicați că decizia generală a declarat ședința închisă.
6
Semnați protocolul de către președinte și secretarul ședinței, depuneți-l în arhiva organizației dvs. sau a președintelui acesteia.
Fii atent
Președinții cooperativelor sau HOA-urilor nu pot acționa în calitate de președinte al asociației.
Sfaturi utile
Dacă protocolul este necesar pentru transmiterea către o autoritate externă, atunci specificați în el termenii de pregătire a acestuia, deoarece acestea pot fi limitate.
